Organizzazione di eventi: i compiti importanti di un Event Manager

Il primo passo per meglio comprendere l'organizzazione di eventi  è quello di avere delle risposte sulla pianificazione dell'evento, il tipo di audience/target che si vuole andare a colpire, la pianificazione e la coordinazione di aspetti logistici e tecnici prima che l’evento sia realizzato.

La persona che ha tutte le responsabilità di pianificazione e realizzazione dell’evento è l’event manager che crea l’evento insieme al suo team. Sono quelli che si trovano dietro alla scena quando l’evento ha luogo. Si preoccupano della costruzione dell’immagine del brand e della comunicazione e alcuni fanno anche marketing strategico. Sono esperti in elementi logistici e aspetti tecnici, sono molto creativi e questi sono tutti aspetti molto importanti perché un evento possa avere successo.

Nell'organizzazione di eventi ci si confronta con diverse tipologie di eventi, molti  sono annuali come i compleanni e gli anniversari altri invece hanno caratteristiche simili come ad esempio le occasioni speciali.

Pianificare in anticipo un evento non ti aiuterà solo a risparmiare tempo e sforzo nella fase di pre-pianificazione, perché avrai una lista di tutte le cose che devi fare, ma ti servirà anche per essere sicuro di non dimenticarti nessun elemento. Si può dire che la pianificazione è uno dei fattori cruciali all’interno dell’organizzazione di eventi e gestire questo processo è ancora più importante. Sapere che ogni singola parte di un evento è coperta renderà il percorso più facile e senza inconvenienti per tutti, dagli organizzatori a coloro che producono l’evento.

Negli anni passati, uno degli strumenti più utili per tutti gli event manager, per rendere l’organizzazione dell’evento più semplice, era fare una lista scritta a mano. Anche se oggi si usa il computer per programmare i compiti, molte volte è ancora molto più semplice assemblare le idee e scriverle su carta. Così si ha la possibilità di organizzare i pensieri nella maniera che si ritiene che si desirera, ad esempio possono essere scritti in modo cronologico o selezionati secondo il tipo di evento.